Een factuurprogramma kiezen zonder keuzestress | 06-februari-2026 |

Praktisch testen: zo kies je met vertrouwen

Werk met een mini-scenario uit je eigen praktijk

Maak één testklant aan, stuur een factuur met twee regels, voeg een korting toe, en kijk hoe het eruitziet als pdf. Probeer daarna een herinnering aan te maken en check of je ziet wat de status is. Dit kleine rondje vertelt je meer dan een lijst met features.

Let op export en continuïteit

Je wilt niet “vastzitten”. Controleer of je facturen, klanten en rapportages kunt exporteren. Dat geeft vrijheid, zelfs als je van plan bent jaren bij dezelfde oplossing te blijven. Rust zit soms juist in weten dat je opties hebt.

Maak het passend bij je groei

Vandaag factureer je misschien eens per week, volgend jaar mogelijk dagelijks. Kies daarom een systeem dat met je meegroeit: meerdere sjablonen, meerdere gebruikers, of extra automatisering wanneer je die nodig hebt. Zo blijft factureren iets dat je snel afhandelt, met een kop koffie erbij, in plaats van een taak die je op vrijdagmiddag met tegenzin opent.

Waarom een factuurprogramma meer is dan “een pdf maken”

Iedere ondernemer herkent het moment: je hebt een klus afgerond, je wilt snel factureren, en ineens ben je meer tijd kwijt aan nummers, btw-regels en betaalgegevens dan aan je vak. Een goed factuurprogramma draait daarom niet alleen om een nette factuur, maar om rust in je proces. Denk aan vaste klanten waarvoor je steeds dezelfde regels gebruikt, of aan die ene opdrachtgever die altijd “even een extra referentie” op de factuur wil. Als je dat handmatig blijft oplossen, sluipt er rommel in je administratie en dat merk je later bij herinneringen, betalingen en btw-aangifte.

Een praktisch systeem helpt je om consequent te werken: dezelfde opmaak, dezelfde betaaltermijn, dezelfde logica in nummering. Dat voelt misschien klein, maar het is precies het soort consistentie dat je cashflow en je professionele uitstraling sterker maakt, zonder dat je er elke keer opnieuw over hoeft na te denken.

De checklist: waar je op let voordat je kiest

1) Snelheid en eenvoud in je dagelijkse routine

Open je het programma en staat de “maak factuur”-knop meteen logisch in beeld? Kun je klanten opslaan en later met een paar klikken opnieuw factureren? Test dit alsof je midden in een drukke werkdag zit, met een telefoon die gaat en een klant die appjes stuurt. Alles wat dan frictie geeft, gaat je op termijn irriteren.

2) Professionele opmaak zonder gedoe

Je factuur is vaak het laatste wat een klant van je ziet na een opdracht. Een eigen huisstijl, duidelijke regels, en een slimme indeling maken het verschil tussen “even betalen” en “wacht, wat bedoelen ze met deze post?”. Let op of je logo, kleuren, betaalinformatie en extra velden (zoals projectnummer of inkoopordernummer) netjes kwijt kunt.

3) Slimme betaalopties en minder achteraf jagen

Hoe makkelijker je het de klant maakt, hoe sneller je betaald wordt. Denk aan een betaallink of QR-code, automatische betaalherinneringen en een duidelijk overzicht van openstaande posten. Dat scheelt die ongemakkelijke mailtjes, zeker als je een goede klant hebt die simpelweg vergeetachtig is.

Van offerte tot betaling: zo bouw je een soepele flow

Een factuur staat zelden op zichzelf. In veel branches begin je met een offerte, daarna volgt de opdracht, en pas dan de factuur. Als jouw workflow daarop aansluit, win je tijd en voorkom je fouten. Bijvoorbeeld: je maakt een offerte voor een website, de klant akkoord, en je zet die offerte om naar een factuur zonder opnieuw regels over te typen. Dat is niet alleen sneller, het voorkomt ook dat je per ongeluk een prijs of btw-percentage verkeerd overneemt.

Als je oriënteert op factuurprogramma kopen, kijk dan niet alleen naar de factuur zelf, maar juist naar het stuk eromheen: offertes, terugkerende facturen, herinneringen, en hoe het programma omgaat met deelbetalingen of aanbetalingen. Dat zijn de momenten waarop “handig” ineens “onmisbaar” wordt.

Veelgemaakte valkuilen (en hoe je ze voorkomt)

Te veel functies, te weinig overzicht

Meer opties klinkt aantrekkelijk, maar het kan ook betekenen dat je elke week zoekt waar iets staat. Kies liever voor een programma dat past bij jouw manier van werken. Een zzp’er met tien facturen per maand heeft andere behoeften dan een bureau met meerdere medewerkers en tientallen projecten tegelijk.

Onhandige nummering en btw-instellingen

Factuurnummering moet kloppen en logisch blijven, ook als je ooit wisselt van systeem. Let op of je eenvoudig een reeks kunt instellen en of het programma netjes omgaat met btw (hoog/laag/0%), verleggingsregelingen, of facturen naar het buitenland. Dit zijn precies de details die je later tijd kosten als ze niet goed staan.

Geen goed debiteurenoverzicht

Het is een fijn gevoel als je in één oogopslag ziet wie nog moet betalen en sinds wanneer. Kies een oplossing die openstaande posten helder toont en je helpt herinneren zonder dat het onpersoonlijk wordt. Een korte, nette herinnering op het juiste moment is vaak genoeg om betalingen vlot te trekken.

Facturatie en administratie: waar ligt de grens?

Veel ondernemers beginnen met alleen factureren en merken later dat ze toch meer grip willen op de administratie. Dat moment komt vaak rond de eerste btw-aangifte, of wanneer je merkt dat bonnetjes en banktransacties een eigen leven gaan leiden. Dan is het prettig als facturatie en boekhouding logisch op elkaar aansluiten, zodat je niet alles dubbel hoeft te doen.

Als je meer wilt dan alleen facturen sturen, kan een boekhoudprogramma relevant zijn voor het totaalplaatje: van bankkoppelingen tot het verwerken van kosten en het bijhouden van btw. Het belangrijkste is dat je administratie geen ‘project’ wordt dat je uitstelt, maar een routine die meeloopt met je werk.